Nghiệp vụ kế toán thanh toán tiền hàng cho người bán

Nghiệp vụ kế toán: Thanh toán tiền hàng cho người bán

Kiến thức nghiệp vụ kế toán

Thông thường, khi thanh toán tiền hàng cho người bán (nhà cung cấp), ta căn cứ vào số dư công nợ tài khoản 331 theo dõi chi tiết cho người bán cần thanh toán.

Sau đó có thể thanh toán 1 phần hoặc toàn bộ khoản nợ (trong trường hợp đặc biệt, nếu muốn ứng trước tiền hàng, thì số tiền thanh toán có thể lớn hơn số dư tài khoản 331 tại thời điểm thanh toán).

Ở đây cần lưu ý rằng, việc thanh toán không cần trả lời câu hỏi “đồng nào mua mắm, đồng nào mua muối”, nghĩa là khi thanh toán 10 đồng cho người bán, chúng ta không cần trả lời câu hỏi trong N đồng thanh toán, đồng nào trả cho hàng hóa A, đồng nào trả cho hàng hóa B,… (hay đồng nào trả cho hóa đơn X, đồng nào trả cho hóa đơn Y,…). Mà chỉ cần trả lời “câu hỏi công nợ” là:

Trước khi thanh toán, còn nợ x đồng; Thanh toán y đồng; Thì số dư công nợ còn lại là x – y mà thôi.

Có 3 phương thức thanh toán chủ yếu:

Thanh toán không dùng tiền mặt (phổ biến là thanh toán qua ngân hàng)

Nợ TK 331

Có TK 1121

Hạch toán phí chuyển tiền (nếu có)

Nợ TK 6422

Nợ TK 1331

Có TK 1121

Tuy nhiên, trong thực tiễn thì do số thuế GTGT đầu vào của nghiệp vụ này không nhiều, nên kế toán thường tính 100% vào chi phí, khi đó kế toán hạch toán:

Nợ TK 6422

Có TK 1121

Thanh toán bằng tiền mặt

Nợ TK 331

Có TK 1111

Khi thanh toán bằng tiền mặt, cũng cần chú ý rằng theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào áp dụng kể từ ngày 01/07/2025 đối với trường hợp có chứng từ thanh toán đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, chỉ ngoại trừ trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ. Do đó, nếu nghiệp vụ ngày phát sinh trước 01/07/2025 thì nếu tổng thanh toán của hóa đơn dưới 20 triệu thì có thể thanh toán tiền mặt, nhưng kể từ ngày 01/07/2025 bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt (nếu thanh toán bằng tiền mặt, sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào).

Thanh toán bù trừ công nợ

Nợ TK 331

Có TK 131

Chứng từ kế toán

Lưu ý rằng, nhiều người nhầm lẫn khi thanh toán thì sẽ có Hóa đơn GTGT kèm theo, bản chất Hóa đơn GTGT đã được kẹp trong bộ chứng từ nghiệp vụ mua hàng, còn trong tình huống này là thanh toán công nợ (xảy ra sau khi mua hàng). Do đó, kế toán cần phân định rõ “nghiệp vụ mua hàng” và “nghiệp vụ thanh toán”

Thanh toán không dùng tiền mặt (phổ biến là thanh toán qua ngân hàng)

Khi thanh toán qua ngân hàng, nghiệp vụ này cũng sẽ xuất hiện trên Sao kê tài khoản ngân hàng

Chứng từ kế toán (phiếu kế toán)

Ủy nhiệm chi

Hóa đơn GTGT (phí chuyển tiền)

Giấy đề nghị thanh toán công nợ (nếu có)

Thanh toán bằng tiền mặt

Phiếu chi

Giấy đề nghị thanh toán công nợ (nếu có)

Thanh toán bù trừ công nợ

Chứng từ kế toán (phiếu kế toán)

Biên bản bù trừ công nợ

Sổ kế toán

Lưu ý rằng: Sổ sách mẫu dưới đây được kết xuất dữ liệu trong 1 ngày, nên số dư các tài khoản doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh sẽ vẫn còn do doanh nghiệp giả định đến cuối năm tài chính mới kết chuyển