Google sheets là một công cụ xử lý dữ liệu tuyệt vời để thay thế Excel truyền thống trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.
Tuy vậy, công cụ này cũng có những giới hạn nhất định. Và nó có phải là công cụ tối ưu để hỗ trợ công việc của bạn không còn tùy thuộc vào các câu hỏi:
- Bạn có đang cần xử lý dữ liệu lớn hay không?
- Bảng tính có sử dụng nhiều công thức phức tạp hay không?
- Bạn tính có cần tham chiếu quá nhiều dữ liệu từ bên ngoài hay không?,…
Theo mặc định, khi mở một file Google Sheets mới, sẽ có 01 trang tính với 26 cột được gắn nhãn từ A đến Z và cuộn chuột xuống cuối trang tính sẽ đưa người dùng đến hàng 1000. Ở cuối bảng tính, người dùng sẽ thấy tùy chọn thêm nhiều hàng hơn bằng cách nhập số hàng họ muốn thêm và nhấp vào nút “Thêm”. Bạn có thể thêm cột, thêm hàng, thêm các sheet cần thiết khác. Tuy nhiên, cần chú ý các giới hạn điển hình của Google Sheets dưới đây:
Giới hạn 10.000.000 ô
Microsoft ra mắt Excel vào năm 1985 và Google ra mắt Sheets vào năm 2006. Kể từ khi ra đời, Google Sheets đã trở thành một bảng tính được sử dụng rộng rãi. Khi Google Sheets ra mắt vào năm 2006, nó có giới hạn 2 triệu ô, tăng lên 5 triệu ô vào năm 2019 và tăng lên 10 triệu vào năm 2022.
Đây là một giới hạn quan trọng, bởi giới hạn này sẽ kéo theo các giới hạn liên quan khác như số sheet, số cột, số dòng,…
Mức giới hạn 10.000.000 ô được tính cho cả 1 file. Nghĩa là nó sẽ cộng dồn tất cả các ô của tất cả các sheet trong file đó.
Để khắc phục giới hạn này, bạn nên xóa bớt các dòng thừa, cột thừa của các sheet mà bạn không dùng tới (cái này khác hoàn toàn với cách dùng Excel khi số cột, số dòng của Excel là cố định, bạn không xóa bớt được).
Đặc biệt, khi công thức của bạn chưa tối ưu, nó có thể liên tiếp tăng số dòng không cần thiết trong sheet tương ứng, trong tình huống này, bạn phải tối ưu lại công thức, đảm bảo không làm tăng số dòng thừa vô hạn cho sheet.
Ví dụ đơn giản công thức đặt ở B2, với công thức =INDEX(A:A+1) chẳng hạn, bạn sẽ bị tăng dòng liên tục. Tình huống này, bạn nên sửa lại cho đúng là INDEX(A2:A+1)
Bạn cần lưu ý rằng giới hạn 10.000.000 ô được xem xét trước các giới hạn khác, nghĩa là giả sử bạn chưa đạt đến giới hạn số cột, nhưng đã đạt đến giới hạn ô, thì bạn cũng không thể thêm cột; hoặc Google Sheets KHÔNG CÓ GIỚI HẠN về số hàng, số tab sheet, nhưng bạn cũng không thể thêm hàng, thêm tab sheet nếu đã đạt giới hạn ô.
Giới hạn 18.278 cột
Google sheets giới hạn 18.278 cột cho 1 sheet, tương ứng bạn có thể có cột A, cột B,… cột AA, cột AB,… cột AAA,… và cột cuối cùng là ZZZ.
Giới hạn 50.000 ký tự
Google Sheets giới hạn 50.000 ký tự trong 1 ô.
Bạn sẽ thấy điều này có vẻ vô nghĩa vì ít khi bạn đánh tới 50.000 ký tự trong 1 ô. Tuy nhiên, khi sử dụng công thức mảng của Google Sheets mà bạn dùng với toán tử ghép nối &, các hàm CONCAT, JOIN, TEXTJOIN nó có thể báo lỗi này.
Bạn cũng cần lưu ý rằng, khi bạn chuyển đổi tài liệu từ Excel sang Google Sheets, bất kỳ ô nào có hơn 50.000 ký tự sẽ bị xóa trong Google Sheets.
Lời khuyên
Khi bạn có quá nhiều dữ liệu, hãy nghĩ đến việc tách thành các file riêng lẻ, giới hạn 10.000.000 ô phía trên là giới hạn được tính cho 1 file.
Kinh nghiệm cho thấy Google Sheets là hoạt động có hiệu quả dưới 10.000 hàng. Nhưng nó bắt đầu chậm lại đáng kể khi số lượng hàng, cột và ô tăng lên, hoặc có những công thức phức tạp.
Google Sheets có thể “bị sập” hoặc không phản hồi sau khi thực hiện một số công thức hoặc chuyển đổi trên tập dữ liệu.
Nó có thể “đơ” khi có hơn 100.000 hàng dữ liệu. Tôi đã thử nghiệm với khoảng 200.000 hàng, thì thao tác copy paste, hoặc lọc dữ liệu đơn thuần (chưa có công thức gì) đã là cả một vấn đề, đôi khi bạn phải ngồi đợi khá lâu Google Sheets mới xử lý xong cho bạn.
Và khi dữ liệu lớn, bạn hãy nghĩ đến các công cụ khác thay thế (đừng nghĩ là Excel nhé, vì Excel bị “đơ” trước Google Sheets khi xử lý cùng một bài toán).
Google Sheets là miễn phí, bạn không nên yêu cầu quá cao với 1 sản phẩm miễn phí.
Google Sheets phù hợp với xử lý dữ liệu ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Và ở Việt Nam, với 92% doanh nghiệp nhỏ và vừa, cùng với sự phát triển của cuộc cách mạnh công nghiệp 4.0 thì Google Sheets có thể coi là một giải pháp “ngon, bổ, và miễn phí”.
Bạn có thể tham khảo thêm các giới hạn khác đối với các file lưu trữ trên Google Drive tại đây
