Đánh số chứng từ kế toán là việc gán một mã số hoặc số hiệu cho từng chứng từ kế toán. Số hiệu này giúp phân biệt các chứng từ với nhau, đảm bảo ghi sổ theo trình tự thời gian, thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu và báo cáo; phòng ngừa sai sót và gian lận trong công tác kế toán.
Theo quy định tại Luật Kế toán và các Thông tư hướng dẫn, việc đánh số chứng từ kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc:
- Nguyên tắc thời gian: Chứng từ được đánh số theo thứ tự thời gian phát sinh.
- Nguyên tắc nhóm giao dịch: Các chứng từ thuộc cùng loại giao dịch (đối tượng kế toán) được đánh số liên tục trong cùng một danh mục.
- Nguyên tắc duy nhất: Mỗi chứng từ chỉ được gán một số duy nhất, tránh trùng lắp.
- Nguyên tắc liên tục: Số chứng từ được đánh tăng dần, không được nhảy cách hoặc bỏ trống.
- Nguyên tắc phù hợp: Cách đánh số phải phù hợp với loại hình doanh nghiệp và tính chất giao dịch.
Trước khi đánh số chứng từ, cần phân loại các chứng từ theo nhóm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…
Số chứng từ kế toán thông thường gồm 2 phần: Phần chữ và phần số. Ví dụ T001, PC0376, NK0973/01,…
Phần chữ thường là viết tắt của loại chứng từ, để khi nhìn vào số chứng từ, ta biết được chứng từ đó thuộc loại nào. Tùy từng quan điểm, cách dùng của mỗi kế toán mà có phần chữ phù hợp. Ví dụ kế toán muốn dùng chữ C để ký hiệu cho phiếu chi thì có thể dùng là C01234, nhưng có kế toán lại muốn dùng PC ký hiệu cho phiếu chi thì là PC01234,…
Phần số được đánh liên tục, bắt đầu từ 1 đối với số chứng từ đầu tiên trong kỳ kế toán, và tăng dần, số chữ số chứng từ tùy vào số lượng chứng từ trong 1 năm của doanh nghiệp, từ đó kế toán sẽ ước lượng để có số chữ số chứng từ phù hợp. Ví dụ kế toán dự kiến số phiếu nhập kho trong năm tài chính tối đa là 9999 chứng từ, thì có thể đánh số phiếu nhập kho là NK0001, NK0002, NK0003,… Còn nếu chứng từ ước lượng chỉ tối đa 99 số thì có thể đánh NK01, NK02,…, đến NK99
Đối với các doanh nghiệp có lượng chứng từ lớn, có thể đánh số chứng từ theo kỳ kế toán tháng, khi đó kế toán sẽ thêm số tháng 01, 02, 03,…, 12 trong số chứng từ kế tóan, chẳng hạn PC0234-09 được hiểu là Phiếu chi thứ 234 của tháng 09, sang tháng 10 lại bắt đầu từ PC0001-10. Ví dụ:
- Tháng 01: XK001-01, XK002-01, XK003-01,…
- Tháng 02: XK001-02, XK002-02, XK003-02,…
- Tháng 02: XK001-03, XK002-03, XK003-03,…
Cũng có doanh nghiệp sẽ đưa cả năm tài chính vào số chứng từ kế toán, ví dụ 25-PT003-05 nghĩa là Phiếu thu số 3 của tháng 05/2025
Trong thực tiễn, có thể kế toán phải chèn số chứng từ do phát sinh thêm các nghiệp vụ mà kế toán chưa kịp xử lý theo trình từ thời gian. Ví dụ:
- NK456 ngày 10/01/2025
- NK457 ngày 10/01/2025
- NK458 ngày 11/01/2025
- NK459 ngày 12/01/2025
Sau đó kế toán phát hiệu thiếu 2 phiếu nhập kho ngày 11/01/2025, thì khi đó kế toán có thể tạo 2 phiếu nhập kho số NK458-a, NK458-b.
Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán thì quy trình đánh số chứng từ có thể được tự động hóa theo các tiêu chuẩn đã thiết lập. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Việc đánh số chứng từ kế toán là một kỹ năng quan trọng, đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ quy định. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn mà còn đảm bảo sự minh bạch trong quá trình kế toán và kiểm toán.
